Datenschutz

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, in welcher Weise Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet werden. Diese Datenschutzerklärung dient der transparenten und umfassenden Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte kontaktieren Sie uns bei Unklarheiten oder offenen Fragestellungen.

Unsere Datenschutzerklärung ist in einzelne Abschnitte unterteilt. In dem allgemeinen Teil sind die Informationen enthalten, die für jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten und Verarbeitungssituationen gelten. In den darauffolgenden Abschnitten sind nur Informationen enthalten, dessen Inhalt sich jeweils nur auf die dort angegebene Verarbeitungssituation mit Bezeichnung des jeweiligen Angebots oder Produkts bezieht.

Nach dem Vorbild des Art. 4 DSGVO liegen dieser Datenschutzerklärung folgende Begriffsbestimmungen zugrunde:

• „Personenbezogene Daten" (Art. 4 Nr. 1 DSGVO) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („Betroffener") beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, einer Online-Kennung, Standortdaten oder mithilfe von Informationen zu ihren physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identitätsmerkmalen identifiziert werden kann. Die Identifizierbarkeit kann auch mittels einer Verknüpfung von derartigen Informationen oder anderem Zusatzwissen gegeben sein. Auf das Zustandekommen, die Form oder die Verkörperung der Informationen kommt es nicht an (auch Fotos, Video- oder Tonaufnahmen können personenbezogene Daten enthalten).
• „Verarbeiten" (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) ist jeder Vorgang, bei dem mit personenbezogenen Daten umgegangen wird, gleich ob mit oder ohne Hilfe automatisierter (d.h. technikgestützter) Verfahren. Dies umfasst insbesondere das Erheben (d.h. die Beschaffung), das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder sonstige Bereitstellung, den Abgleich, die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung von personenbezogenen Daten sowie die Änderung einer Ziel- oder Zweckbestimmung, die einer Datenverarbeitung ursprünglich zugrunde gelegt wurde.
• „Verantwortlicher" (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
• „Dritter" (Art. 4 Nr. 10 DSGVO) ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer dem Betroffenen, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten; dazu gehören auch andere konzernangehörige juristische Personen.
• „Auftragsverarbeiter" (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, insbesondere gemäß dessen Weisungen, verarbeitet (z. B. IT-Dienstleister). Im datenschutzrechtlichen Sinne ist ein Auftragsverarbeiter insbesondere kein Dritter.
• „Einwilligung" (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) der betroffenen Person bezeichnet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind wir, die

ORBIO GmbH
Lissaboner Allee 1
44269 Dortmund
Registergericht: Amtsgericht Dortmund, Registernummer: HRB 31405

Tel.: 0231 / 5411-520
E-Mail: hello@orbio.app
Internetseite: https://www.orbio.app

vertreten durch die Geschäftsführer Jennifer Hartlage, Richard Hausdorf und Henning Jaeger.

Von Gesetzes wegen ist im Grundsatz jede Verarbeitung personenbezogener Daten verboten und nur dann erlaubt, wenn die Datenverarbeitung unter einen der folgenden Rechtfertigungstatbestände fällt:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO): Wenn der Betroffene freiwillig, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung zu verstehen gegeben hat, dass er mit der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden ist;
• Erforderlichkeit für den Vertrag (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Betroffene ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf die Anfrage des Betroffenen erfolgen;
• Gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt (z. B. eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht);
• Schutz lebenswichtiger Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d DSGVO): Wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen des Betroffenen oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
• Handeln im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO): Wenn die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde oder
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO): Wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter (insbesondere rechtlicher oder wirtschaftlicher) Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die gegenläufigen Interessen oder Rechte des Betroffenen überwiegen (insbesondere dann, wenn es sich dabei um einen Minderjährigen handelt).

Damit Sie die Verarbeitungsvorgänge hinsichtlich Ihrer Daten nachvollziehen können, geben wir im Folgenden die jeweils anwendbare Rechtsgrundlage an. Eine Verarbeitung kann auch auf mehreren Rechtsgrundlagen beruhen.

Wir erheben keine persönlichen Informationen von Kindern. Im Fall der unwissentlichen Erhebung werden wir diese unverzüglich löschen.

Für die von uns vorgenommenen Verarbeitungsvorgänge geben wir im Folgenden jeweils an, wie lange die Daten bei uns gespeichert und wann sie gelöscht oder gesperrt werden. Soweit nachfolgend keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck oder die Rechtsgrundlage für die Speicherung entfällt.

Eine Speicherung kann jedoch über die angegebene Zeit hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen (z.B. § 257 HGB, § 147 AO), vorgesehen ist. Sobald die durch die gesetzlichen Vorschriften vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung der personenbezogenen Daten, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

Eine Speicherung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich nur auf unseren Servern in der Europäischen Union, soweit wir nicht explizit auf einen anderen Speicherort hinweisen.

Wir bedienen uns geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Für die Prüfung der Geeignetheit einer technischen oder organisatorischen Maßnahme berücksichtigen wir den Stand der Technik, die Kosten der Implementierung und die Natur, den Umfang, den Kontext und den Zweck der Verarbeitung sowie das bestehende Risiko einer Datenpanne (inklusive von deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen) für die jeweils betroffene Person. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Nähere Informationen hierzu erteilen wir Ihnen auf Anfrage gerne.

Wir setzen zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein. Wir betreiben beispielsweise unsere Server nicht selbst, sondern durch einen Subunternehmer. Im Wege unserer IT-Infrastruktur setzen wir unter anderem auf Cloudlösungen.

Subunternehmer, sogenannte Auftragsverarbeiter, werden nur nach unserer Weisung tätig und wurden nach Art. 28 DSGVO vertraglich von uns dazu verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Sofern wir personenbezogene Daten an andere Unternehmen weitergegeben oder von anderen Unternehmen an uns weitergegeben werden, geschieht dies aufgrund eines bestehenden Auftragsverarbeitungsverhältnisses, das die Einhaltung des Datenschutzniveaus der DSGVO sicherstellt.

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen können Ihre personenbezogenen Daten an Drittgesellschaften weitergegeben oder offengelegt werden. Diese können sich auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), also in Drittländern, befinden. Eine derartige Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der vertraglichen und geschäftlichen Verpflichtungen. Über die jeweiligen Einzelheiten der Weitergabe unterrichten wir Sie nachfolgend an den dafür relevanten Stellen.

Einigen Drittländern bescheinigt die Europäische Kommission durch sog. Angemessenheitsbeschlüsse einen Datenschutz, der dem EWR-Standard vergleichbar ist (eine Liste dieser Länder sowie eine Kopie der Angemessenheitsbeschlüsse erhalten Sie hier: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.html). In anderen Drittländern, in die ggf. personenbezogene Daten übertragen werden, herrscht aber unter Umständen wegen fehlender gesetzlicher Bestimmungen kein durchgängig hohes Datenschutzniveau. Soweit dies der Fall ist, achten wir darauf, dass der Datenschutz ausreichend gewährleistet ist.

Die Gewährleistung des angemessenen Datenschutzes erfolgt über bindende Unternehmensvorschriften, Standard-Vertragsklauseln der Europäischen Kommission zum Schutz personenbezogener Daten, Zertifikate oder anerkannte Verhaltenskodizes.

Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten in einem Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling).

Wir machen den Abschluss von Verträgen mit uns nicht davon abhängig, dass Sie uns zuvor personenbezogene Daten bereitstellen. Für Sie besteht grundsätzlich auch keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen; es kann jedoch sein, dass wir bestimmte Angebote nur eingeschränkt oder gar nicht erbringen können, wenn Sie die dafür erforderlichen Daten nicht bereitstellen. Dies trifft insbesondere auf die Mandatsbearbeitung zu.

Wir können unter Umständen einer besonderen gesetzlichen oder rechtlichen Verpflichtung unterliegen, die rechtmäßig verarbeiteten personenbezogenen Daten für Dritte, insbesondere öffentlichen Stellen, bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

Ihre Rechte als Betroffener bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten können Sie uns gegenüber unter den oben unter Nr. 2 und Nr. 3 angegebenen Kontaktdaten jederzeit geltend machen. Als Betroffener haben Sie das Recht,

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist;
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen („Datenübertragbarkeit");
• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, sofern die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Verarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Sofern es sich nicht um einen Widerspruch gegen Direktwerbung handelt, bitten wir bei Ausübung eines solchen Widerspruchs um die Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen;
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal (auch vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.5.2018) erteilte Einwilligung – also Ihr freiwilliger, in informierter Weise und unmissverständlich durch eine Erklärung oder eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung verständlich gemachter Wille, dass Sie mit der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke einverstanden sind – jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, falls Sie eine solche Einwilligung erteilt haben. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; nicht betroffen davon sind (nicht notwendigerweise andere) Verarbeitungsvorgänge, die wegen anderer Rechtfertigungsgründe als Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO erlaubt sind; und
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns zu beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Tel. 0211/38424-0, Fax: 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

Im Rahmen der Fortentwicklung des Datenschutzrechts sowie technologischer oder organisatorischer Veränderungen werden unsere Datenschutzerklärung regelmäßig auf Anpassungs- oder Ergänzungsbedarf hin überprüft. Über Änderungen werden wir Sie unter https://www.orbio.app unterrichtet. Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juli 2025.

Unsere Websiteangebote sind insbesondere über https://www.orbio.app erreichbar. Wir verwenden auf unserer Website keine Cookies oder anderweitige Tracking-Tools, sodass wir keine personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeiten.

Kontaktformular

Bei Nutzung von unseren Kontaktformularen werden die mittels dieser übermittelten Daten verarbeitet. Folgende personenbezogene Daten sind in der Regel betroffen:

• Anrede
• Vor- und Nachname einer Person,
• Telefonnummern,
• E-Mail-Adressen,
• Betreffzeilen,
• etwaige Anschriften,
• ggfs. im Kommentar angegebene personenbezogene Daten.

Die Übermittlung der personenbezogenen Daten ist hinsichtlich der Pflichtfelder „Kommentar" und „E-Mail-Adresse" für die Nutzung des Kontaktformulars erforderlich.

Die Verarbeitung erfolgt im Wege der Vertragsanbahnung und ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO gerechtfertigt. Daneben erfolgt die Verarbeitung mit Ihrem Einverständnis nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Im Übrigen gelten die allgemeinen Datenschutzinformationen.

Im Wege der erteilten Aufträge, insbesondere der Plattformbereitstellung verarbeiten wir regelmäßig personenbezogene Daten. Dazu gehören insbesondere diejenigen personenbezogenen Daten, die unsere Kunden uns übermitteln. Dabei sind auch personenbezogene Daten von Dritten betroffen, zum Beispiel die Daten der Mandanten unserer Kunden. Folgende personenbezogene Daten sind in der Regel betroffen:

• Vor- und Nachname einer Person,
• Telefonnummern,
• E-Mail-Adressen,
• Anschriften.

Die Verarbeitung erfolgt dabei zur Erfüllung unserer Verpflichtungen aus dem jeweiligen Auftrag, insbesondere des SaaS-Vertrags und ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO gerechtfertigt.

Im Übrigen gelten die allgemeinen Datenschutzinformationen.

Wir verarbeiten die von dem jeweiligen Bewerber eingereichten Bewerbungsunterlagen und die darin enthaltenden personenbezogenen Daten (wie etwa Vor- und Nachname des Bewerbers, Telefonnummer, etc.) zum Zwecke der Anbahnung eines Anstellungsverhältnisses.

Wird der Bewerber bei uns angestellt, werden die Bewerbungsunterlagen Teil der Personalakte. Im Falle der Ablehnung des Bewerbers werden die Bewerbungsunterlagen gelöscht, sobald wir diese nicht mehr benötigen, spätestens allerdings drei Jahre nach Ablehnung der Bewerbung.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.